Ratgeber
Telefonanlage
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In vier Schritten zur neuen Telefonanlage
Schritt:
Bestimmen Sie Ihre Anforderungen
Bevor Sie beginnen, Preise zu vergleichen, sich auf bestimmte Leistungsmerkmale und zusätzliche Applikationen festzulegen, gilt es, herauszufinden, welche Funktionen Sie für das neue Telefonsystem Ihres Unternehmens wirklich benötigen – und natürlich auch wollen. Wenden Sie für Ihre Planungen die nötige Zeit und Sorgfalt auf. Nur dann erhalten Sie letztlich ein System, das Ihre Anforderungen vollständig erfüllt und darüber hinaus auch zukünftige Eventualitäten berücksichtigt. Folgende Punkte sind dabei zu beachten:
Bestandsaufnahme
- Wieviele Endgeräte (Telefone, Fax, sonst. Peripheriegeräte) sind derzeit im Einsatz?
- Wieviele Verbindungen/Gespräche können derzeit gleichzeitig aufgebaut werden?
- Welche Applikationen sind im Einsatz? Sind diese sinnvoll, müssen diese ggfs. erweitert oder ausgebaut werden?
Ausbau und Erweiterungsmöglichkeiten
- Wieviele Telefone werden in Zukunft benötigt?
- Über welche Ausstattung und Leistungsmerkmale sollen die Telefone bzw. die neue Telefonanlage verfügen?
- Achten Sie dabei auf die Erweiterbarkeit und Flexibilität des neuen Systems, um zukünftige Entwicklungen in Ihrem Unternehmen abdecken zu können.
Tipp: Sparen durch Miete
Wenn Sie die Telefonanlage für Ihr Unternehmen mieten statt kaufen, sparen Sie nicht nur die hohen Anschaffungskosten. In der monatlichen Rate sind außerdem inklusive:
- Instandhaltung
- 24/7 Hotline
- Günstige Konditionen bei Erweiterungen
Die Art des Finanzierungsmodells
Kaufen, mieten oder leasen – Genau wie bei einem Fahrzeug haben Sie auch bei Ihrer Telefonanlage die Wahl. Und wie bei allen Investitionen haben alle Optionen ihre Vor- und Nachteile. Nachdem Sie Ihr Budget festgelegt und eine Einschätzung der Gesamtbetriebskosten vorgenommen haben, können Sie eine fundierte Entscheidung darüber treffen, welche Lösung die passende Wahl für Ihr Unternehmen ist.
Die Wahl des Anbieters
Da Ihre Telefonanlage ein wesentlicher Bestandteil Ihrer tagtäglichen Geschäftstätigkeit ist, benötigen Sie das am besten geeignete Produkt eines etablierten Herstellers bzw. Anbieters. Fordern Sie entsprechende Angebote an. Vergleichen Sie Produkte anhand ihrer eigenen Bewertungen. Verlassen Sie sich nicht allein auf Empfehlungen des Anbieters, erkundigen Sie sich nach Referenzen von Unternehmen wie Ihrem. Und fragen Sie nach Gewährleistung, Servicevereinbarungen und (Folge-)Kosten.
Schritt: Digital oder IP?
Digitale Telefonanlagen
Bei traditionellen Telefonanlagen (auch ISDN Telefonanlagen) werden für die Sprachübertragung analoge Geräte oder digitale Systemtelefone verwendet. Jeder Teilnehmer verfügt über eine eigene Nebenstelle, die über die konventionelle Telefonhausverkabelung mit der Telefonanlage verbunden sind.
Sämtliche Funktionen wie z.B. Rückfrage, Halten und Konferenzschaltungen sowie die Anzeige der Anrufer-ID sind systemweit verfügbar. Traditionelle Systeme sind äußerst zuverlässig und können auch während eines Stromausfalls (sofern sie noch über ISDN angeschlossen sind) oder einer anderen Netzwerkstörung weiter verwendet werden. Wenn Sie über die entsprechende Infrastruktur verfügen und nicht weiter in moderne interne Hausverkabelungstechniken (CAT 5e oder höher) investieren möchten, könnte sich die Verwendung einer konventionellen digitalen Telefonanlage für Sie als kosteneffektiv und vorteilhaft erweisen. Grundsätzlich ist bei dieser Technik unbedingt darauf zu achten, dass das neue Telefonsystem entweder über einen separaten Router, der gleichzeitig das IP-Signal in ein ISDN-Signal wandelt, oder direkt an das IP-Netz der Netzprovider über SIP-Trunks angeschlossen werden kann (Hybrid-Telefonanlage).
VoIP-Telefonanlagen
Bei der VoIP-Technologie dagegen kommen spezielle IP-Telefone zum Einsatz, die eine eigens dafür eingerichtete oder gemeinsam mit den PC-Clients genutzte strukturierte Gebäudeverkabelung (CAT 5e oder höher) in einem geswitchten Netzwerk nutzen.
Da die neue Technologie Netzbetreibern und Nutzern viele Vorteile hinsichtlich Administration, Bedienkomfort und Kosten bietet und zugleich die Technologie ist, die weiterentwickelt wird, verliert die herkömmliche analoge und ISDN-Telefonie immer weiter an Bedeutung und wird letztendlich komplett auf VoIP-Telefonie umgestellt werden. VoIP-Telefonanlagen werden direkt an das IP-Netz der Netzprovider angeschlossen. Die Anschaffung zusätzlicher Hardware wie z.B. IP/ISDN-Wandler ist bei VoIP-Telefonanlagen naturgemäß nicht erforderlich.
Der Schlüssel für die Auswahl des richtigen Systems ist die Analyse des aktuellen Zustands Ihres Netzwerks, die Beurteilung seiner Fähigkeit, VoIP zu unterstützen, und die Ermittlung von Faktoren, welche die Leistung negativ beeinflussen könnten. Netzwerke, die unterdurchschnittlich abschneiden, können die Leistung anderer kritischer Anwendungen wesentlich beeinträchtigen. Führen Sie daher eine vollständige Analyse des Datennetzwerks durch und messen Sie Parameter wie Bandbreite und Servicequalität.
Hybrid- oder IP-Telefonanlage mit Unified Communications-Lösung einschließlich Vermittlungsplatz, Mobility und Homeoffice-Anbindung
Gut zu wissen!
IP-Anschlüsse bestehend aus Datenleitung und SIP-Trunks sollten immer von seriösen Anbietern mit hohem Verschlüsselungs- und Zertifizierungsgrad und möglichst aus einer Hand bezogen werden, sonst drohen unter Umständen unangenehme Überraschungen, wie z.B. Inkompatibilität mit Ihrer Telefonanlage, Zuständigkeitsklärungen im Servicefall oder sogar Hackerangriffe.
Auch interessant!
Interessante Tipps zur Neuanschaffung einer neuen Telefonanlage finden Sie auch hier: 7 Schlüsselkriterien für die Auswahl einer IP-Telefonanlage für Ihr Unternehmen
Schritt: Wahl des Bereitstellungsmodells
Lokale Lösung (On-Premises)
Bei einer lokalen Lösung ist Ihre Telefonanlage am Standort Ihres Unternehmens installiert. Viele Unternehmen halten an diesem Modell fest, weil sie auf diese Weise die Kontrolle über alle ihre Daten behalten. Bei dieser Variante dürfen jedoch die finanziellen Aspekte nicht außer Acht gelassen werden. Lokale Bereitstellungsmodelle erfordern vorab beträchtliche Investitionen in die Infrastruktur. Auch die Kosten für das Personal, das mit der Verwaltung und Instandhaltung der Telefonanlage betraut ist, müssen berücksichtigt werden.
Cloudbasierte Lösung
Angesichts sinkender Gebühren für Rechenzentren- und Bandbreitennutzung werden cloudbasierte Lösungen zunehmend attraktiver für Unternehmen, die ihre Lizenzkosten und die Anzahl ihrer IT-Mitarbeiter senken und sich zugleich auf das Wachstum ihres Unternehmens konzentrieren möchten. Cloudbasierte Lösungen erfordern vorab nur geringe Eigeninvestitionen, da keine Soft- und Hardware oder Lizenzen benötigt werden. Sie bekommen nur das berechnet, was Sie wirklich nutzen.
Nicht wenige Unternehmen scheuen jedoch vor einer cloudbasierten Telefonanlage zurück, da sie die Kontrolle über ihr Netzwerk und vor allem über Ihren Telefonanschluss samt Rufnummer nicht abgeben möchten oder befürchten, dass diese Lösungen nicht das gleiche Maß an Sicherheit bieten wie lokale Systeme. Was die Sicherheit angeht ist dies jedenfalls ein Mythos: Cloudbasierte Lösungen können äußerst sicher und zuverlässig sein. Tatsächlich sind sie es umso mehr, wenn Sie die (kleinen) Katastrophen bedenken, die bei einer lokalen Telefonanlage auftreten können. Dazu gehören unter anderem Stromausfälle, Systemschäden oder Ausfall von Systembestandteilen. Mehr zum passenden Bereitstellungsmodell…
Damit sollte man rechnen!
Wenn Sie zu einem Cloudtelefonie-Anbieter wechseln, werden Ihre Rufnummern auf den Anbieter portiert und Sie verlieren die technische Hoheit über Ihre Anschlüsse und damit auch über die Rufnummern. Das bedeutet, falls Sie einmal zu einem anderen Anbieter wechseln oder gar wieder eine eigene Telefonanlage einsetzen möchten, muss die Rufnummer wieder zurückportiert werden. Dieser Prozess kann mehrere Wochen in Anspruch nehmen und erfordert professionelle Koordination, die nicht immer von jedem Anbieter kostenlos übernommen wird.
Hybridlösung
Bei hybriden Bereitstellungsmodellen wird sowohl auf lokale als auch cloudbasierte Lösungen zurückgegriffen, um ein auf Ihr Unternehmen abgestimmtes Netzwerk aufzubauen. Auf diese Weise können Sie in den gewünschten Bereichen die Kontrolle behalten und Ihre bestehende Infrastruktur nutzen. Zu den Vorteilen gehören beträchtliche Kosteneinsparungen sowie eine hohe Flexibilität und Skalierbarkeit. Je nach Hybridlösung erübrigt sich auch die Notwendigkeit, die gesamte LAN-Infrastruktur Ihres Unternehmens für ausschließlich IP-fähige Telefone auf- und umzurüsten, sodass Ihr Unternehmen enorme Summen sparen kann. Sie müssen nicht in eine reine cloudbasierte Lösung investieren.
Die meisten unserer Kunden vergleichen mehrere Lösungsansätze verschiedener Hersteller, nachdem Sie Ihre Anforderungen definiert und entsprechende Angebote angefragt haben.
Schritt: Auswahl sinnvoller und nützlicher Funktionen
Sie glauben vielleicht, dass eine professionelle Telefonanlage lediglich eine Aneinanderreihung von Geräten ist, die auf den Schreibtischen der Mitarbeiter stehen, klingeln und (gelegentlich) zur Beantwortung von Anrufen genutzt werden. Dann nutzen Sie das Potenzial zur Produktivitätssteigerung nicht voll aus.
Ein Telefonsystem kann in Unternehmen so viel mehr leisten. Es ist ein grundlegendes Werkzeug für Ihre Mitarbeiter, um sich untereinander auszutauschen, Kundenbeziehungen aufzubauen und ihre täglichen Aufgaben zu erledigen. Die richtige Telefonanlage bietet Funktionen, mit denen all dies besser, schneller und effizienter ablaufen kann. Versuchen Sie, über Standardfunktionen wie Anrufumleitung, Telefonbuch und Voicemail hinauszudenken und entdecken Sie Funktionen, die Ihnen helfen, Ihre Arbeit effektiver und zeitsparender zu bewältigen.
Dazu sind im Folgenden einige Stichpunkte genannt:
- CTI (Anbindung der Telefonanlage an den Computerarbeitsplatz zur Anwahl aus Softwareapplikationen)
- CallCenter-Applikationen (Automatisierte Anrufverteilung)
- Unified Communications
- Campus-Mobility
- Anwesenheitsinformationen (Präsenzstatus)
- Homeoffice
- Anrufschutz
- Telefonbuchsynchronisation
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