On-Premise oder Cloud-Telefonanlage
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On-Premises oder Cloud – was ist für Ihr Unternehmen der “richtige” Technologieansatz?
Cloudbasierte Telefonanlagen sind aktuell dabei den Markt für Telekommunikationssysteme aufzurollen. Während die Anzahl der Neuanschaffungen von lokal installierten Telefonanlagen in den letzten Jahren stagniert bzw. sogar leicht rückläufig ist, steigen die Verkaufszahlen cloudbasierter Telekommunikationsanlagen. Wir stellen die beiden Technologieansätze (lokal installiert – also on-premises – vs. cloudbasiert) gegenüber, decken Unterschiede auf und zeigen Ihnen die Stärken und Schwächen.
On-Premises Telefonanlage
(lokal installiert)
Seit den 50er Jahren sind Telefonanlagen im Einsatz. Diese werden lokal beim Kunden betrieben (lokal = on-premises). Die Verbindung zur Aussenwelt erfolgte über analoge und seit den frühen 90er Jahren über ISDN-Anschlüsse. Die Verbindung zwischen den einzelnen Telefonen und der Telefonanlage erfolgt bei einer konventionellen Telefonanlage über eine proprietäre Telefonverkabelung – separat zu anderen hausinternen Netzwerken, z.B. Computernetzwerken.
In den letzten Jahren haben IP-Telefonanlagen an Popularität gewonnen, die für die interne Verbindung zwischen Telefonanlage und Endgerät auf die moderne IP-Technologie setzen. Bei dieser Lösung ist keine eigens für Telefone vorgesehene Verkabelung mehr nötig, da die Sprachdaten über das bestehende IP-Netzwerk übertragen werden.
Daran sollte man denken
Die Entscheidung für ein neues Telekommunikationssystem treffen Sie für gewöhnlich für die nächsten 5 bis 7 Jahre. Daher sollten Sie unbedingt auf die Systemsicherheit achten, also auf die zukünftige Migrationsfähigkeit, auch Update- oder Upgradefähigkeit genannt, Ihres Systems. Viele Systemhersteller gewährleisten die Möglichkeit des System-Updates oder Upgrades noch für viele Jahre nach dem Erwerb. Auch bei Cloudsystemen sollte die generelle Migrationsfähigkeit der Softwareumgbung bestehen, ohne dass Sie irgendwann gezwungen werden, neue Hardware zu erwerben. Weitere Tipps, die Sie bei der Neuanschaffung einer Telefonanlage beachten sollten, finden Sie hier.
Tipp: Sparen durch Miete
Wenn Sie die Telefonanlage für Ihr Unternehmen mieten statt kaufen, sparen Sie nicht nur die hohen Anschaffungskosten. In der monatlichen Rate sind außerdem inklusive:
- Instandhaltung
- 24/7 Hotline
- Günstige Konditionen bei Erweiterungen
Cloud Telefonanlage
Der Trend zur Auslagerung von Diensten in die Cloud ist nach wie vor ungebremst und hat durch die aktuelle Coronakrise eine Beschleunigung erfahren. In den letzten Jahren wird auch die Zahl der Anbieter, die cloudbasierte Telefonanlagen anbieten, immer größer – sie schießen förmlich aus dem Boden. Bei einer Cloud Telefonanlage wird beim Kunden vor Ort keine Telefonanlage mehr benötigt. Die IP-Telefone bauen eine Verbindung über das Internet zur Telefonanlage im Rechenzentrum auf. Auch ein Zugriff über Smartphones oder über über den PC oder das Notebook mit einem Softphone und einem USB-Headset ist inzwischen standard.
Der Trend zur Auslagerung von Diensten in die Cloud ist nach wie vor ungebremst und hat durch die aktuelle Coronakrise eine Beschleunigung erfahren. In den letzten Jahren wird auch die Zahl der Anbieter, die cloudbasierte Telefonanlagen anbieten, immer größer – sie schießen förmlich aus dem Boden. Bei einer Cloud Telefonanlage wird beim Kunden vor Ort keine Telefonanlage mehr benötigt. Die IP-Telefone bauen eine Verbindung über das Internet zur Telefonanlage im Rechenzentrum auf. Auch ein Zugriff über Smartphones oder über über den PC oder das Notebook mit einem Softphone und einem USB-Headset ist inzwischen standard.
Die Abrechnung erfolgt bei einer Cloud Telefonanlage üblicherweise über ein Pay-per-Use Modell: Pro Nebenstelle wird ein monatlicher Betrag berechnet. In diesem Betrag ist die Bereitstellung der Nebenstelle und der Service enthalten, zusätzliche Kosten für Telefonanschlüsse fallen nicht mehr an. Viele Anbieter bieten auch Flatrate Modelle an, die in der Grundgebühr Telefonate ins deutsche Festnetz und in die Mobilfunknetze enthalten.
Wichtig: ausreichend Bandbreite!
Beim Einsatz einer Cloud-Telefonanlage muss die Bandbreit des Internetzugangs ausreichend dimensioniert sein. Der Faustwert ist hier: 100 Kb pro Gespräch/Verbindung. Denn im Gegensatz zum Internetsurfen ist Sprachübertragung ein REALTIME-SERVICE und wird entsprechend gleichmäßig gesendet und empfangen.
Mit einem oft vorgetragenen Argument gegen eine Cloud Telefonanlage möchten wir an dieser Stelle gleich aufräumen: Selbst bei Wegfall des Internetzugangs sind Sie weiterhin telefonisch erreichbar und können auf ihre Telefonanlage zugreifen. Denn bei nahezu allen Anbietern ist es heute problemlos möglich, Smartphones über eine App als eine vollwertige Nebenstelle in die Telefonanlage zu integrieren.
Weitere Vorsichtsmaßnahmen, die Sie über Ihren Provider einrichten können: für jede Nebenstelle kann auch eine Rufumleitung hinterlegt werden, an die Anrufe weitergeleitet werden, wenn die ursprüngliche Nummer nicht erreichbar ist. Und über einen Mobilfunkzugang können Sie selbst bei einem Ausfall Ihres Internetzugangs auf Ihr TK-System in der Cloud zugreifen.
Cloud vs. On-Premises
Gerade im Hinblick auf Flexibilität, Skalierbarkeit und örtliche Unabhängigkeit ist eine Cloud-Telefonanlage einer konventionellen Telefonanlage in der Regel überlegen:
- Statt ein starres System zu kaufen, mieten Sie die Anzahl der benötigten Nebenstellen oft ohne feste Vertragslaufzeit.
- nützliche Unified Communications-Funktionen sind bei den allermeisten Anbietern für kleines Geld zubuchbar.
- Viele in der Regel kostenpflichtige Leistungsmerkmale eines On-Premises TK-Systems, wie z.B. Warteschleifen oder zentrales Ansagemanagement (IVR), sind in einer Cloud-Telefonanlage oft bereits in den laufenden Miet- oder Servicegebühren enthalten.
Schlussendlich fallen die in der Welt der On-Premises TK-Systeme üblichen kostenpflichtigen Updates und Wartungen bei einer VoIP Anlage aus der Cloud in der Regel nicht an.
Also alle ab in die Cloud?
So einfach ist dies in der Regel nicht zu beantworten. Viele individuelle Faktoren wirken sich bei dieser Fragestellung aus und sind entsprechend zu berücksichtigen. So ist zum Beispiel für ein Unternehmen mit überwiegend in einer büroähnlichen Umgebung tätigen Mitarbeitern ein Umzug des TK-Systems in die Cloud eine ernsthaft in Erwägung zu ziehende Unternehmensstrategie im Bereich der Telekommunikation.
Andererseits sind die führenden Anbieter von On-Premises Telefonsystemen mindestens ebenfalls in der Lage, gleichwertige Systeme zu vergleichbaren Kosten zu installieren, so dass eine rein kostenorientierte Betrachtung nicht ausreichend ist. Weitere Informationen dazu finden Sie unter anderem auch auf dieser Ratgeberseite.
Zwingende Voraussetzungen für alle Cloud-Telefonanlagen sind in jedem Fall ein performanter Internetanschluss, eine moderne Inhouse-Verkabelung (mindestens CAT5e) und aktive Netzwerkkomponenten mit Stromversorgung (Power over Ethernet, PoE) für die angeschlossenen IP-Telefone.
